第６話：建立休假申請的工作流程

<登場人物>

威志雲端、歐昌沛。

*自我介紹*

台灣淡江大學研究所畢業，日本經濟學習2年，MIS經歷5年，系統開發3年，售後服務10年。愛好是露營，還有系統與邏輯的相關事物。

 

台北S電工公司 戴天龍 總經理 1978年生於桃園。

對各種事物充滿好奇，但經常是三分鐘熱度，也是兩個孩子的父親。

 

戴總和他們公司管理部賴經理到我們公司的會議室。接下來要與我們公司的顧問一起製作職務權限表。

 

前幾天，在「不二子」居酒屋準備建立休假申請應用程式時，已經給戴總簡單講了一下職務權限表的內容。之後戴總與賴經理討論後決定建立一個正式版本。此外，由於組織結構圖以及各職位的角色和權限的定義並不明確，我們決定利用這次機會來完善這個部分。

 

◎建立業務應用程式

 

做完這些後，我們請戴總經理留下來，思考一下休假申請的工作流程。所謂的工作流程，指的是定義業務一系列的處理流程。在休假申請業務中，一旦確立了工作流程，就會清楚需要哪些文件，和由誰來執行哪些手續。

然後，依照工作流程，把必要部分做成業務應用程式。

戴總興奮地告訴我，原定於下午4點前完成的職務權限表雖然延後到下午5點，但戴總非常滿意我們公司的顧問，提到討論過程中反映了台北S電工的實際情況。

於是戴總留在我們公司，賴經理先回到台北S電工，並且把資料翻譯成中文。

 

◎用巧克力補充一下…

 

歐：您一定累了吧。

戴：是啊，我好累。可以讓我休息一下嗎？

歐：這個請您吃。

戴：這是巧克力吧。哎呀，這香氣和苦味真是讓人感覺很舒服。

歐：是用100%的屏東可可豆做的。是個某個工房的產品，這工房在世界巧克力比賽中贏得了金牌獎喔。

戴總休息後，我們決定考慮操作順序，也就是工作流程。

戴：一般職的休假申請，是填寫休假申請單，經由直屬的課長進行確認，再由經理從申請人開始確認。然後，直屬副理或經理批准後，再交給管理部的人事經理。

歐：剩餘的帶薪休假天數，是經由輸入休假記錄表來計算的。

戴：依照這個工作流程，似乎需要一張休假申請單和一張休假記錄表來記錄每個申請者的情況。那麼立刻就做一個這樣的應用程式吧！

歐：請等一下。先前不是提過，用才望子的kintone來建立業務應用程式的優點嗎？它最大的優點就是，可以按照該業務所需的優先次序來建立，而在實際使用時可以改變和增加其他功能。

戴：之前的確有說到。好，就照這樣。

歐：建議先從紙本的休假申請單開始，然後再用kintone建立一個休假記錄表比較好。

戴：一步一步慢慢來的意思吧。

歐：是的，要一口氣將2個業務應用程式直接運用，會是不小的挑戰。因為這是第一次嘗試，，還是先一個一個逐步使用，比較容易及保險。

戴：那先這樣吧，先讓管理部門熟悉一下應用軟體的操作及使用。

 

就這樣，決定好業務應用軟體的建立順序了。

 

1.建立一個「休假記錄」的應用程式

像以前一樣使用紙本休假申請表格。當「休假申請」表到達管理部門時，輸入到「休假記錄」應用程式，記錄休假的履歷和剩餘天數。

在這種情況下，只需要某幾個特定人員和管理部人員擁有Kintone賬戶就可以了。

 

2.建立一個「休假申請」的應用程式

取消紙本休假申請單，轉而通過「休假申請」應用程式進行電子簽核。管理部將把批准的休假申請單導入「休假記錄」應用程式並進行記錄。

這種狀況需要每個員工都有一個kintone賬戶。